Bedrijfsauto in de jaarrekening van een transportonderneming

Voor een transportonderneming of koeriersdienst is de auto geen bijzaak maar het hart van de bedrijfsvoering. Dat zie je terug in de jaarrekening: het wagenpark is meestal de grootste investering, de kosten per voertuig bepalen je marge, en de manier waarop je met privégebruik omgaat moet je kunnen uitleggen. De bredere context per branche staat op de sectorpagina transport.

De auto is je kernpost

Elk voertuig dat je voor de onderneming gebruikt, staat met zijn boekwaarde op de balans. Die boekwaarde is de aanschafprijs min de afschrijvingen tot nu toe. Omdat je wagenpark vaak uit meerdere voertuigen bestaat, is het verstandig om per voertuig bij te houden wat het heeft gekost, wanneer het in gebruik is genomen en hoeveel erop is afgeschreven.

Aanschaf en afschrijving

Op de balans zet je wat het voertuig heeft gekost: de aanschafprijs plus de kosten om het rijklaar te maken, en zonder de btw als je die kunt verrekenen. De gebruikelijke methode is lineair: elk jaar hetzelfde bedrag, tot het voertuig op zijn restwaarde zit. De restwaarde is wat je er aan het einde van de gebruiksduur nog voor verwacht te krijgen.

Een uitgewerkt voorbeeld van de berekening staat bij de bedrijfsauto afschrijven. De grondslagen die je daarbij kiest, horen in de toelichting.

Privégebruik als concept

Gebruik je een voertuig ook privé, dan krijg je in je aangifte te maken met een bijtelling; dat is geen post in je jaarrekening. In de jaarrekening gaat het om de vraag of het gebruik past bij de onderneming en of je het kunt onderbouwen. Leg daarom vast welk voertuig waarvoor wordt gebruikt en hoe je dat bijhoudt.

Privégebruik is dus geen boekhoudpost maar een gegeven dat je administreert. De rittenadministratie is het middel waarmee je laat zien hoe een voertuig is gebruikt.

Brandstof, tol en onderhoud

Brandstof, tol, onderhoud, banden en verzekering zijn kosten in de winst-en-verliesrekening. Sluit ze aan op je bank- en kaartafschriften en, waar dat kan, op het voertuig waar ze bij horen. Brandstof is een kostenpost en geen bezit: je neemt de kosten in het jaar waarin je ze maakt, ook als je met een tankpas werkt en de afrekening later komt.

De rittenadministratie

De rittenadministratie is de basis onder de splitsing tussen zakelijk en privégebruik. Leg per rit of per dag vast: welk voertuig, de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het doel of de opdrachtgever, en of de rit zakelijk of privé was. Met die gegevens kun je achteraf uitleggen hoe een voertuig is gebruikt.

Een rittenadministratie is geen formaliteit: zonder haar is privégebruik niet te onderbouwen, en dan is het lastig om je cijfers en je aangifte consistent te houden.

Wat je in de toelichting zet

Vermeld de afschrijvingsmethode en de termijn, de aanschafprijs en de boekwaarde aan het begin en het einde van het jaar, de afschrijving van dit jaar, en of er een financiering op een voertuig rust. De begrippen afschrijving, boekwaarde en restwaarde staan in de begrippenlijst; hoe je de cijfers in de rest van de jaarrekening verwerkt, staat bij jaarrekening opstellen.