Jaarrekening deponeren bij KVK: wie, wanneer, hoe

Kort antwoord

Deponeren is het openbaar maken van je jaarrekening bij KVK. Het moet binnen acht dagen na vaststelling en uiterlijk dertien maanden na het einde van het boekjaar. Alleen rechtspersonen zoals een BV moeten deponeren; een eenmanszaak en een VOF niet.

Deponeren betekent: je jaarrekening bij KVK in het handelsregister laten opnemen, zodat hij openbaar is. Dat is niet voor iedereen verplicht — het hangt af van je rechtsvorm.

Wie moet er deponeren?

Rechtsvorm	Deponeringsplicht
Eenmanszaak	Nee
VOF en commanditaire vennootschap	Nee
BV en NV	Ja, bij KVK
Coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, stichting, vereniging met onderneming	In de regel ja, met uitzonderingen

Twijfel je of jouw rechtsvorm moet deponeren? Controleer het bij KVK. Voor een onderneming zonder rechtspersoonlijkheid geldt de plicht in ieder geval niet.

Welke termijnen gelden er?

Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar (artikel 2:101 lid 1 BW).
De algemene vergadering kan die termijn met maximaal vijf maanden verlengen.
De algemene vergadering stelt de jaarrekening vast.
Binnen acht dagen na vaststelling wordt de jaarrekening gedeponeerd (artikel 2:394 lid 1 BW).
Wordt de jaarrekening niet vastgesteld, dan geldt als uiterste grens dertien maanden na het einde van het boekjaar.

Hoe werkt deponeren?

Deponeren gebeurt bij KVK, meestal via internet. Je levert de jaarrekening aan in het voorgeschreven digitale formaat; KVK controleert of het bestand aan de eisen voldoet en neemt het daarna op in het handelsregister.

Veel boekhoudpakketten en accountantskantoren kunnen het bestand direct aanleveren. Doe je het zelf, dan moet de aanlevering technisch kloppen — een verkeerd formaat betekent opnieuw aanleveren en dus vertraging.

Bewaar het bewijs van deponering

Bewaar de bevestiging van KVK bij je jaarstukken. Bij vragen van de bank, een leverancier of de Belastingdienst kun je dan aantonen dat je op tijd hebt gedeponeerd.

Wat wordt er openbaar?

Wat je deponeert, kan door iedereen worden ingezien. Voor micro- en kleine rechtspersonen blijft het detailniveau beperkt: de verkorte balans, een beknopte toelichting en de winst-en-verliesrekening. De volledige toelichting en het bestuursverslag hoeven dan niet openbaar te worden.

Houd er rekening mee dat concurrenten, leveranciers en klanten kunnen meelezen. Wat je in de openbare stukken zet, is dus ook een communicatiekeuze.

Te laat of niet deponeren

KVK kan een onderneming aanschrijven zodra de termijn is verstreken. Gebeurt er daarna nog niets, dan kan KVK een last onder dwangsom opleggen. Daarnaast kan een ontbrekende deponering gevolgen hebben voor kredietverstrekkers en bij overnames, en kan een bestuurder daarop worden aangesproken.

Loop je vast — bijvoorbeeld omdat de cijfers nog niet kloppen of de vergadering niet is gehouden — laat het dan niet liggen. Deponeer desnoods de opgemaakte jaarrekening binnen de dertienmaandentermijn en herstel het later.

Veelgestelde vragen

Moet een eenmanszaak de jaarrekening deponeren?

Nee. Er geldt geen deponeringsplicht voor eenmanszaken en VOF's, omdat het geen rechtspersonen zijn. Je mag je cijfers natuurlijk wel gebruiken voor je eigen administratie en voor je aangifte.

Wat kost deponeren bij KVK?

Voor het deponeren zelf brengt KVK geen aparte vergoeding in rekening bij digitale aanlevering. Controleer de actuele tarieven op kvk.nl, want die kunnen wijzigen. De kosten die je meestal wél hebt, zijn die van je boekhouder of accountant.

Kan ik een jaarrekening later nog aanpassen?

Een gedeponeerde jaarrekening kan worden vervangen door een verbeterde versie. Dat heet een verbeterde jaarrekening. Zet er dan duidelijk bij wat er is gewijzigd en waarom.

Moet ik ook deponeren als het boekjaar nog loopt?

Nee, de termijn gaat lopen ná het einde van het boekjaar. Zolang het boekjaar niet is afgesloten, is er nog geen jaarrekening om te deponeren.

Verder lezen

Jaarrekening BVWat er in de jaarrekening van een rechtspersoon hoort.
Deadline jaarrekeningDe termijnen en wat er gebeurt als je ze overschrijdt.
Jaarrekening eenmanszaakGeen deponeringsplicht, maar wat heb je dan wel nodig?
Verkorte balans: wat wordt er openbaar?Wat je wel en niet in het gedeponeerde stuk zet.
Welke stukken horen in een jaarrekening?Van balans tot ondertekening, met de publicatiestukken erbij.

Zelf je jaarrekening opstellen?

Doorloop de wizard, controleer je cijfers en download de jaarrekening en de KVK-publicatiestukken als PDF. € 60,44 per boekjaar, eenmalig.

Jaarrekening starten Eerst zien hoe het werkt

Deze uitleg is algemeen bedoeld. Controleer bij KVK, de Belastingdienst of je accountant of de regels in jouw situatie nog zo gelden. ZelfJaarrekening.nl is een hulpmiddel en geen accountantskantoor; aan deze uitleg kun je geen rechten ontlenen.