Jaarrekening opstellen: stap voor stap uitgelegd

Kort antwoord

Een jaarrekening bestaat uit een balans, een winst-en-verliesrekening en een toelichting, met de grondslagen waarop je waardeert. Je stelt hem op uit je afgesloten administratie, in de regel binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. Een eenmanszaak maakt hem voor zichzelf; een BV moet hem ook vaststellen, ondertekenen en deponeren bij KVK.

Een jaarrekening is het financiële verslag van je boekjaar: wat je bezit, wat je schuldig bent en wat je hebt verdiend. Hieronder lees je wat er precies in hoort, wie hem moet opstellen en in welke volgorde je te werk gaat.

Wat is een jaarrekening?

Een jaarrekening beschrijft de financiële positie van je onderneming aan het einde van een boekjaar, en het resultaat over dat jaar. De kern bestaat uit de balans (bezittingen en schulden op de balansdatum) en de winst-en-verliesrekening (opbrengsten en kosten over het jaar).

Daar hoort een toelichting bij: de cijfers per post, de regels die je hebt gevolgd bij het waarderen (de grondslagen) en — bij een rechtspersoon — een voorstel voor de bestemming van het resultaat.

Welke onderdelen heeft een jaarrekening?

Balans met de bezittingen en de schulden op de balansdatum.
Winst-en-verliesrekening met de opbrengsten en kosten van het boekjaar.
Toelichting op de balansposten: de opbouw per post en je eigen uitleg.
Toelichting op de winst-en-verliesrekening: omzet, inkoop, personeel en overige kosten.
Grondslagen van waardering en resultaatbepaling: de regels die je hebt gevolgd.
Ondertekening: plaats, datum en de naam van de bestuurder, ondernemer of vennoten.
Bij een BV: het voorstel voor de bestemming van het resultaat, en vaak een verkort bestuursverslag.

Wie moet een jaarrekening opstellen?

Of er een wettelijke plicht is, hangt af van je rechtsvorm. Een rechtspersoon (zoals een BV) valt onder Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek: die moet een jaarrekening opmaken, vaststellen en deponeren bij KVK.

Ben je eenmanszaak of VOF, dan is je onderneming geen rechtspersoon. Titel 9 is dan niet dwingend van toepassing en er geldt geen deponeringsplicht. Je hebt de cijfers wel nodig voor je aangifte en voor je eigen administratie — en de bank of een financier vraagt er vaak naar.

Rechtsvorm	Wat geldt er
Eenmanszaak	Geen wettelijke jaarrekeningplicht en geen deponering. Wel administratieplicht; balans en winst-en-verliesrekening gebruik je voor je aangifte.
VOF	Zelfde als eenmanszaak: geen deponeringsplicht. Let op de afspraken in het vennootschapscontract over de winstverdeling.
BV	Jaarrekening opmaken, laten vaststellen en binnen de termijn deponeren bij KVK.

In welke volgorde werkt het?

Verzamel je administratie: bank, kas, in- en verkoopfacturen, loonstroken en afschrijvingsoverzichten.
Bepaal de beginstand: het eigen vermogen aan het begin van het boekjaar of je beginbalans.
Vul de balans: eerst de bezittingen (activa), daarna het eigen vermogen en de schulden (passiva).
Vul de winst-en-verliesrekening: omzet, inkoop, personeelskosten, afschrijvingen en overige kosten.
Controleer of de balans klopt: activa en passiva moeten aan elkaar gelijk zijn.
Sluit het eigen vermogen aan: beginstand plus resultaat min onttrekkingen moet de eindstand zijn.
Leg je grondslagen vast en schrijf de toelichting per post.
Laat vaststellen (bij een BV) en deponeren bij KVK als dat moet.

Eerst de cijfers, dan de tekst

De meeste fouten ontstaan in de cijfers, niet in de formuleringen. Zorg dat de balans klopt en het eigen vermogen aansluit voordat je aan de toelichting begint.

Zelf doen of uitbesteden?

Een boekhouder of accountant rekent doorgaans een uurtarief of een vast bedrag per jaar; wat dat kost hangt af van de omvang van je administratie, je rechtsvorm en of er een samenstellingsverklaring nodig is.

Heb je een overzichtelijke administratie en geen bijzonderheden, dan kun je de jaarrekening zelf opstellen met een hulpmiddel. De cijfers blijven hoe dan ook jouw verantwoordelijkheid: ook met software moet je zelf controleren of alles klopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het opstellen van een jaarrekening?

Dat hangt af van je administratie. Heb je de cijfers al compleet, dan is het vooral invulwerk van een paar uur. Moet je eerst je administratie bijwerken, dan kost dat vaak meer tijd dan de jaarrekening zelf.

Heb ik een accountant nodig voor mijn jaarrekening?

Niet per se. Een eenmanszaak of VOF mag de jaarrekening zelf opstellen. Bij een BV mag dat ook, maar een samenstellingsverklaring van een accountant is soms nodig — bijvoorbeeld als de bank of een investeerder daarom vraagt, of als je onder de controleplicht valt.

Wat kost een jaarrekening laten maken?

Dat verschilt sterk per kantoor en per dossier. Vraag altijd een prijsopgave en let op wat er wel en niet in zit: alleen de jaarrekening, of ook de aangiften en het deponeren.

Mag ik zelf deponeren bij KVK?

Ja. Deponeren is een handeling van het bestuur; je hebt daar geen accountant voor nodig. KVK biedt deponeren via internet aan; je bestuurt het proces zelf of laat het door je kantoor doen.

Verder lezen

Jaarrekening eenmanszaakWat er wel en niet verplicht is als je geen rechtspersoon bent.
Jaarrekening BVTitel 9, vaststellen, deponeren en de vennootschapsbelasting.
Balans en winst-en-verliesrekeningDe twee overzichten waar de jaarrekening op rust.
Grondslagen van waardering: wat leg je vast?De regels achter je cijfers, met de wettelijke basis erbij.
Begrippenlijst: alle termen van A tot ZActiva, passiva, EV begin, voorziening: kort uitgelegd.

Zelf je jaarrekening opstellen?

Doorloop de wizard, controleer je cijfers en download de jaarrekening en de KVK-publicatiestukken als PDF. € 60,44 per boekjaar, eenmalig.

Jaarrekening starten Eerst zien hoe het werkt

Deze uitleg is algemeen bedoeld. Controleer bij KVK, de Belastingdienst of je accountant of de regels in jouw situatie nog zo gelden. ZelfJaarrekening.nl is een hulpmiddel en geen accountantskantoor; aan deze uitleg kun je geen rechten ontlenen.