Jaarrekening horeca: de checklist

Een horecaonderneming heeft dezelfde jaarrekening als elke andere onderneming, maar de posten vragen meer toelichting dan bij een dienstverlener. Deze checklist loopt de stukken langs, daarna de termijnen, en per post de valkuil die het vaakst terugkomt. Wat de checklist niet vervangt: de sectorpagina horeca, waar de achtergrond per punt staat.

De stukken die je nodig hebt

• •Bedrijfsgegevens en het boekjaar waarover je de jaarrekening opstelt.
• •De balans met de voorraad, de afschrijvingen en de openstaande posten.
• •De winst-en-verliesrekening met de omzet per dag en de loonkosten.
• •De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling.
• •De toelichting, inclusief de voorraadmethode en de derving.
• •De ondertekening en vaststelling van de stukken.
• •Bij een rechtspersoon: het KVK-publicatiestuk, de ondertekeningspagina en een beknopt bestuursverslag.

De termijnen

De termijnen komen uit de wet en zijn niet sectorspecifiek. Ze staan hier omdat ze de planning van je jaarafsluiting bepalen:

1. 1.Opmaken: binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. De algemene vergadering kan die termijn met maximaal vijf maanden verlengen.
2. 2.Vaststellen: de algemene vergadering stelt de jaarrekening vast. Bij een eenmanszaak of VOF is er geen algemene vergadering; de stukken zijn dan sneller klaar, maar dezelfde zorgvuldigheid geldt.
3. 3.Deponeren: binnen acht dagen na vaststelling en uiterlijk twaalf maanden na het einde van het boekjaar. KVK verleent geen uitstel.

De valkuilen per post

Voorraad

De teller: een voorraadpost zonder telling is een schatting. Tel de voorraad op de balansdatum en leg vast wat je hebt geteld en tegen welke prijs. Bederfelijke voorraad waardeer je niet hoger dan wat je er nog voor kunt krijgen; over de datum is afwaarderen, niet optellen.

Fooien en bedieningsgeld

Leg vast hoe fooi binnenkomt: via de kassa en de zaak, of rechtstreeks bij het personeel. Wat via de zaak loopt, staat in je administratie en moet aansluiten op je kas. Fooi die rechtstreeks aan het personeel gaat, staat los van je omzet — het verschil tussen beide routes moet je kunnen uitleggen.

Personeel

Sluit het loonjournaal aan op de loonkosten in je administratie en neem openstaand vakantiegeld en opgebouwde vakantiedagen mee als verplichting. Bij veel oproep- en seizoenskrachten is dat de post die het makkelijkst vergeten wordt.

Investeringen en terras

Keukenapparatuur, meubilair en terrasinrichting zijn investeringen die je over de gebruiksduur afschrijft. Klein onderhoud is een kostenpost. Leg van elke grotere aanschaf vast wat het is, wanneer hij in gebruik is genomen en hoe je afschrijft.

Omzet en kas

De omzet komt per dag binnen, soms contant. Laat de dagomzetten aansluiten op je bankontvangsten en je omzet, en leg kasverschillen uit in plaats van ze weg te boeken. Dat is niet alleen netter, het is ook de enige manier om later te kunnen reconstrueren wat er is gebeurd.

Bewaren en deponeren

Bewaar je administratie in de regel zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. De stukken zelf horen bij die administratie. Moet je deponeren, kijk dan op de pagina deponeren bij KVK welke stukken openbaar worden; de route van administratie naar vastgestelde stukken staat bij jaarrekening opstellen.