Jaarrekening transport en koeriers: de checklist

Een transportonderneming of koeriersdienst heeft dezelfde jaarrekening als elke andere onderneming, maar het wagenpark en de rittenadministratie maken de cijfers anders. Deze checklist loopt de stukken langs, daarna de termijnen, en per post de valkuil die het vaakst terugkomt. De achtergrond per punt staat op de sectorpagina transport.

De stukken die je nodig hebt

• •Bedrijfsgegevens en het boekjaar waarover je de jaarrekening opstelt.
• •De balans met het wagenpark, de boekwaarde per voertuig en de openstaande posten.
• •De winst-en-verliesrekening met de omzet per rit of opdracht en de brandstof- en tolkosten.
• •De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling.
• •De toelichting, inclusief de afschrijving per voertuig en de financieringen.
• •De ondertekening en vaststelling van de stukken.
• •Bij een rechtspersoon: het KVK-publicatiestuk, de ondertekeningspagina en een beknopt bestuursverslag.

De termijnen

De termijnen komen uit de wet en zijn niet sectorspecifiek. Ze staan hier omdat ze de planning van je jaarafsluiting bepalen:

1. 1.Opmaken: binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. De algemene vergadering kan die termijn met maximaal vijf maanden verlengen.
2. 2.Vaststellen: de algemene vergadering stelt de jaarrekening vast. Bij een eenmanszaak of VOF is er geen algemene vergadering; de stukken zijn dan sneller klaar, maar dezelfde zorgvuldigheid geldt.
3. 3.Deponeren: binnen acht dagen na vaststelling en uiterlijk twaalf maanden na het einde van het boekjaar. KVK verleent geen uitstel.

De valkuilen per post

Wagenpark

Houd de boekwaarde per voertuig bij: aanschafprijs, ingebruikname, afschrijvingen en restwaarde. Een verzamelpost voor het hele wagenpark maakt het onmogelijk om bij verkoop of schade te bepalen wat de boekwaarde was.

Brandstof en tol

Brandstof, tol en onderhoud zijn kosten, geen bezittingen. Sluit ze aan op je bank- en kaartafschriften en, waar dat kan, op het voertuig. Een onverklaard verschil tussen je tankpas en je kosten is bij een vraag meteen een probleem.

Rittenadministratie

Leg per rit of per dag vast: het voertuig, de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het doel of de opdrachtgever, en of de rit zakelijk of privé was. Zonder die vastlegging is privégebruik niet te onderbouwen.

Onderaanneming en charter

Ritten die je uitbesteedt aan een onderaannemer of charteraar horen met de bijbehorende factuur bij de opdracht. Zo zie je per opdracht of het werk winstgevend was en kun je de kosten later onderbouwen.

Omzet per opdracht

Laat de omzet per rit of opdracht aansluiten op je facturen en op je bankontvangsten. Bij veel kleine ritten is dat het onderdeel waar de verschillen het snelst ontstaan.

Bewaren en deponeren

Bewaar je administratie in de regel zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. De rittenadministratie en de voertuiggegevens horen bij die administratie. Moet je deponeren, kijk dan op de pagina deponeren bij KVK welke stukken openbaar worden; de route van administratie naar vastgestelde stukken staat bij jaarrekening opstellen.