Jaarrekening bouw en installatie: de checklist

Een bouw- of installatiebedrijf heeft dezelfde jaarrekening als elke andere onderneming, maar de posten vragen meer onderbouwing: onderhanden werk, materieel, onderaanneming en termijnfacturen. Deze checklist loopt de stukken langs, daarna de termijnen, en per post de valkuil die het vaakst terugkomt. De achtergrond per punt staat op de sectorpagina bouw.

De stukken die je nodig hebt

• •Bedrijfsgegevens en het boekjaar waarover je de jaarrekening opstelt.
• •De balans met het onderhanden werk, de voorraad, het materieel en de openstaande posten.
• •De winst-en-verliesrekening met de omzet per project of per termijn.
• •De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling.
• •De toelichting, inclusief de methode voor onderhanden werk en de afwaarderingen.
• •De ondertekening en vaststelling van de stukken.
• •Bij een rechtspersoon: het KVK-publicatiestuk, de ondertekeningspagina en een beknopt bestuursverslag.

De termijnen

De termijnen komen uit de wet en zijn niet sectorspecifiek. Ze staan hier omdat ze de planning van je jaarafsluiting bepalen:

1. 1.Opmaken: binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. De algemene vergadering kan die termijn met maximaal vijf maanden verlengen.
2. 2.Vaststellen: de algemene vergadering stelt de jaarrekening vast. Bij een eenmanszaak of VOF is er geen algemene vergadering; de stukken zijn dan sneller klaar, maar dezelfde zorgvuldigheid geldt.
3. 3.Deponeren: binnen acht dagen na vaststelling en uiterlijk twaalf maanden na het einde van het boekjaar. KVK verleent geen uitstel.

De valkuilen per post

Onderhanden werk

Een onderhanden-werkpost zonder projectadministratie is een schatting. Leg per project vast welke kosten je hebt gemaakt, welke methode je gebruikt en welk deel nog niet is gefactureerd. Sluit de post aan op je projecten en op je administratie.

Materieel en gereedschap

Groot materieel is een investering die je over de gebruiksduur afschrijft; klein gereedschap is meestal een kostenpost. Leg van elke grotere aanschaf vast wat het is, wanneer het in gebruik is genomen en hoe je afschrijft.

Onderaanneming en inhuur

Facturen van onderaannemers horen bij het project waar ze bij horen. Zonder die koppeling kun je het onderhanden werk niet onderbouwen en zie je per project niet of het werk winstgevend is.

Termijnfacturen en omzet

Een termijnfactuur is geen omzet als het werk nog niet is uitgevoerd. Laat de gefactureerde termijnen aansluiten op je projectadministratie en op het onderhanden werk, zodat je omzet en je balans hetzelfde verhaal vertellen.

Meerwerk

Leg meerwerk vast zodra het wordt afgesproken: wat het is, welke uren en materialen erbij horen en of het is goedgekeurd. Anders verdwijnt het uit je cijfers terwijl je de kosten wel maakt.

Bewaren en deponeren

Bewaar je administratie in de regel zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. De stukken zelf horen bij die administratie. Moet je deponeren, kijk dan op de pagina deponeren bij KVK welke stukken openbaar worden; de route van administratie naar vastgestelde stukken staat bij jaarrekening opstellen.