Onderhanden werk in de jaarrekening: bepalen en waarderen

In de bouw en installatie lopen projecten bijna altijd over de balansdatum heen. Je hebt materiaal besteld, uren gemaakt en werk uitgevoerd, terwijl een deel van de facturen pas later komt. Wat je hebt gedaan maar nog niet hebt gefactureerd, staat niet in je omzet — het staat als onderhanden werk op je balans. Wat dat is en hoe je het bepaalt, staat hieronder; de bredere context per branche staat op de sectorpagina bouw.

Wat onderhanden werk is

Onderhanden werk is het werk dat je op de balansdatum hebt uitgevoerd of in uitvoering hebt, waarvan de kosten al in je administratie zitten maar de opbrengst nog niet is gefactureerd. Je hebt materiaal, uren en mogelijk onderaanneming verbruikt; de aanneemsom of een termijn daarvan komt pas later binnen.

Zonder aparte post zou je de kosten in het ene jaar nemen en de opbrengst in het volgende, en dan zou je resultaat niet laten zien wat je in dat jaar hebt gepresteerd. Daarom zet je dat deel op de balans: het is een bezitting geworden — werk dat geld waard is — in plaats van een kostenpost.

Waarom het bij bouw en installatie zo groot is

• •Projecten duren langer dan een boekjaar of vallen precies over de balansdatum heen.
• •Je factureert in termijnen, terwijl kosten en uren doorlopen.
• •Materiaal en onderaanneming gaan voor de factuur uit.
• •Meerdere projecten lopen tegelijk, elk met een eigen stand.

Daardoor is onderhanden werk bij een bouw- of installatiebedrijf vaak een van de grootste posten op de balans, en bepaalt de manier waarop je hem berekent voor een groot deel je resultaat.

De twee manieren om het te bepalen

Er zijn twee werkwijzen die je in de praktijk ziet. Ze verschillen in wat je als maatstaf neemt: de voortgang van het werk of de kosten die je hebt gemaakt.

1. Naar gereedheid

Bij de methode naar gereedheid bepaal je welk deel van het werk is uitgevoerd en welk deel van de opbrengst daarbij hoort. Dat deel neem je in dit boekjaar als omzet, en het nog niet gefactureerde deel staat als onderhanden werk op de balans. Je hebt daarvoor een onderbouwing per project nodig: wat is er gedaan, waar is dat aan te zien, en welk deel van het werk is klaar.

2. Op basis van bestede uren en kosten

De andere methode waardeert het onderhanden werk tegen de kosten die je tot de balansdatum voor het project hebt gemaakt: materiaal, uren en onderaanneming. Je verzamelt die kosten per project en activeert ze tot het moment dat je factureert. Het voordeel is dat je geen inschatting van de voortgang hoeft te maken; het nadeel is dat je wel een sluitende projectadministratie nodig hebt.

Waar het op de balans staat

Onderhanden werk is een vlottende activapost: het hoort bij de bezittingen die binnen een jaar worden verkocht of verbruikt. In de jaarrekening staat het bij de voorraad, als "Voorraad en onderhanden werk". De waarde is wat je er volgens de gekozen methode aan hebt toegerekend, en nooit hoger dan wat je er nog voor kunt krijgen.

Factureer je meer dan het werk dat je hebt verricht, dan is dat deel nog geen omzet: het staat dan aan de andere kant van de balans, als verplichting. Je neemt dus geen omzet voor werk dat je nog niet hebt gedaan.

Meerwerk en wijzigingen

Meerwerk is de post die het vaakst ontbreekt en achteraf het meest oplevert of kost. Een klant vraagt ter plekke om een wijziging, je voert hem uit, en de afspraak staat nergens. Leg daarom per project vast wat er is afgesproken, welke uren en materialen erbij horen, of het is goedgekeurd en of je het al in het onderhanden werk hebt meegenomen.

Meerwerk dat je nog niet hebt gefactureerd, hoort bij het onderhanden werk als je het kunt onderbouwen. Doe je dat niet, dan verdwijnt het uit je cijfers terwijl je de kosten wel hebt gemaakt.

Waar het misgaat

• •Onderhanden werk dat niet is onderbouwd met een projectadministratie: dan is het bedrag een schatting en niet te verdedigen bij vragen.
• •Kosten die dubbel tellen: dezelfde kosten als kostenpost én als onderhanden werk op de balans.
• •Verlieslatende projecten die niet zijn afgewaardeerd: is de verwachte opbrengst lager dan de kosten, waardeer dan af en onderbouw dat.
• •Meerwerk dat nergens is vastgelegd en daardoor niet in de omzet of het onderhanden werk terugkomt.

De termen die hierbij horen — inkoopwaarde, brutomarge en afwaarderen — staan in de begrippenlijst. Hoe de post in de rest van de stukken terugkomt, staat bij jaarrekening opstellen, en de methoden achter de voorraadwaarde bij voorraad waarderen.