Jaarrekening detailhandel en webshop: de checklist

Een winkel of webshop heeft dezelfde jaarrekening als elke andere onderneming, maar de voorraad, de retouren en de geldstromen via een betaalprovider maken de cijfers anders. Deze checklist loopt de stukken langs, daarna de termijnen, en per post de valkuil die het vaakst terugkomt. De achtergrond per punt staat op de sectorpagina detailhandel.

De stukken die je nodig hebt

• •Bedrijfsgegevens en het boekjaar waarover je de jaarrekening opstelt.
• •De balans met de voorraad, de openstaande posten en de tussenrekeningen.
• •De winst-en-verliesrekening met de omzet en de verzend- en verpakkingskosten.
• •De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling.
• •De toelichting, inclusief de voorraadmethode, de afwaardering en de retouren.
• •De ondertekening en vaststelling van de stukken.
• •Bij een rechtspersoon: het KVK-publicatiestuk, de ondertekeningspagina en een beknopt bestuursverslag.

De termijnen

De termijnen komen uit de wet en zijn niet sectorspecifiek. Ze staan hier omdat ze de planning van je jaarafsluiting bepalen:

1. 1.Opmaken: binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. De algemene vergadering kan die termijn met maximaal vijf maanden verlengen.
2. 2.Vaststellen: de algemene vergadering stelt de jaarrekening vast. Bij een eenmanszaak of VOF is er geen algemene vergadering; de stukken zijn dan sneller klaar, maar dezelfde zorgvuldigheid geldt.
3. 3.Deponeren: binnen acht dagen na vaststelling en uiterlijk twaalf maanden na het einde van het boekjaar. KVK verleent geen uitstel.

De valkuilen per post

Voorraad en telling

Een voorraadpost zonder telling is een schatting. Tel op de balansdatum, noteer de aantallen en de gehanteerde prijs, en houd apart wat niet meer verkoopbaar is. Leg de telling schriftelijk vast en bewaar haar bij je administratie.

Retouren en omzet

Een retour is geen nieuwe verkoop en geen gewone kostenpost: de omzet gaat omlaag en, als het artikel weer verkoopbaar is, komt de voorraad terug. Is het beschadigd, dan is het incourant. Leg per retour vast hoe je hem hebt verwerkt.

Betaalprovider en tussenrekeningen

Geld dat je betaalprovider nog onder zich heeft, is een vordering op je balans; de bijbehorende kosten staan in je winst-en-verliesrekening. Tussenrekeningen maak je leeg, zodat je omzet, je bank en je betaalprovider op elkaar aansluiten.

Verzend- en verpakkingskosten

Verzend- en verpakkingskosten zijn kosten in de winst-en-verliesrekening. Sluit ze aan op je facturen en afschriften, en bepaal hoe je ermee omgaat als je verzendkosten aan de klant doorberekent: dat hoort zichtbaar te zijn in je omzet of in je kosten, niet in geen van beide.

Voorraad bij een derde

Ligt een deel van je voorraad bij een vervuller of externe partij, neem die dan mee in je voorraad en in je telling. Laat de aantallen aansluiten op de rapportage van die partij en vermeld het in de toelichting.

Bewaren en deponeren

Bewaar je administratie in de regel zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. De voorraadadministratie en de tellingen horen bij die administratie. Moet je deponeren, kijk dan op de pagina deponeren bij KVK welke stukken openbaar worden; de route van administratie naar vastgestelde stukken staat bij jaarrekening opstellen.