Voorraadwaardering detailhandel: methoden en afwaarderen

In de detailhandel en in een webshop is de voorraad meestal de grootste post op de balans. Hoe je die waardeert, bepaalt zowel wat er op je balans staat als hoeveel winst je in een jaar rapporteert — bij dezelfde verkopen en dezelfde inkopen. De bredere context per branche staat op de sectorpagina detailhandel; de algemene methoden staan bij voorraad waarderen.

De drie methoden die je in de detailhandel ziet

• •De individuele inkoopprijs: passend bij weinig, goed te onderscheiden artikelen met een herkenbare inkoopprijs.
• •FIFO (first in, first out): passend bij voorraad die per partij wisselt, zoals voedingsmiddelen of mode met seizoenen.
• •De gemiddelde kostprijs: passend bij grote aantallen vergelijkbare artikelen; dempt de schommelingen in inkoopprijzen.

Er is geen wettelijk voorgeschreven methode. Je kiest er een die de werkelijkheid het beste weergeeft, past hem bestendig toe en vermeldt hem in de toelichting.

Waarom de keuze je resultaat raakt

Stijgen de inkoopprijzen, dan is bij FIFO de voorraad op de balans hoger en de inkoopwaarde van dit jaar lager — dus meer winst. Bij de gemiddelde methode vlakt dat verschil af. Over de hele levensduur van je voorraad komt het op hetzelfde neer, maar per jaar kan het flink schelen.

De methode is een grondslag: één keer kiezen, elk jaar toepassen en in de toelichting vermelden. Wisselen mag alleen als stelselwijziging, met vermelding en aangepaste vergelijkende cijfers.

Incourante voorraad afwaarderen

Incourante voorraad is voorraad die je niet meer voor de normale prijs verkoopt: seizoensartikelen die uit de mode zijn, mode die niet liep, verpakkingen die beschadigd zijn of restanten van een uitlopend assortiment. Die waardeer je af naar de verwachte opbrengstwaarde, per artikel of per groep.

Afwaarderen is niet hetzelfde als afschrijven. Afwaarderen verlaagt de boekwaarde van je voorraad naar wat je er nog voor verwacht te krijgen; afschrijven gaat over bedrijfsmiddelen die je over meerdere jaren ten laste van je resultaat brengt. Onderbouw de afwaardering per groep: wat is incourant, waarom, en hoe heb je de nieuwe waarde bepaald.

De voorraadtelling in een winkel of webshop

De betrouwbaarheid van je voorraadpost staat of valt met de telling. Tel op de balansdatum, of zo dicht mogelijk daarbij, en noteer per artikel of per groep de aantallen en de prijs die je hanteert.

• •Let op voorraad die onderweg is of bij een derde ligt, bijvoorbeeld bij een webshop-vervuller.
• •Neem geen voorraad op die al gefactureerd en geleverd is: die is dan al omzet.
• •Houd apart wat niet meer verkoopbaar is; dat telt niet mee in de voorraadwaarde.
• •Leg de telling schriftelijk vast en bewaar haar bij je administratie als onderbouwing.

Wat je in de toelichting zet

Vermeld de waarderingsmethode, of er incourante voorraad is afgewaardeerd en hoe de voorraad is opgebouwd als die uit verschillende categorieën bestaat. Bij een webshop hoort daar ook bij of een deel van de voorraad bij een derde ligt. De termen inkoopwaarde, brutomarge en afwaarderen staan in de begrippenlijst; hoe de cijfers in de rest van de jaarrekening terechtkomen, staat bij jaarrekening opstellen.