Verkorte balans: wat zet je openbaar bij KVK?

Gepubliceerd 15 september 20265 minuten lezenWoodlands Administration

Wat je bij KVK deponeert, is openbaar — en dat is niet hetzelfde als de jaarrekening die je zelf opstelt. Weten wat je wel en niet hoeft te publiceren scheelt werk en houdt je cijfers uit zicht.

Een BV moet haar jaarrekening deponeren bij KVK, maar hoeft daar niet alles in te zetten. Voor micro- en kleine rechtspersonen bestaan er vrijstellingen: het openbare stuk is dan een verkorte versie van wat je zelf in je kast hebt liggen.

Wie mag verkorten?

Of je onder micro of klein valt, wordt getoetst aan drie kenmerken: het balanstotaal, de netto-omzet en het gemiddelde aantal werknemers. Je kijkt daarbij naar twee opeenvolgende balansdata. De actuele grenzen verschillen per klasse en worden aangepast; controleer ze bij KVK of bij je accountant voordat je erop vertrouwt.

Het is een keuze, geen automatisme

Je mag altijd méér publiceren dan nodig. Doe je dat, dan liggen je cijfers voor iedereen op straat — ook voor concurrenten en leveranciers.

Wat staat er wél in het deponeringsstuk?

De balans, in de verkorte opstelling.
Een beperkte toelichting: voor micro- en kleine rechtspersonen hoeft die veel korter dan de volledige.
De gegevens die KVK vraagt om het stuk te kunnen opnemen (deponeringsgegevens).
Bij een BV: de ondertekening door het bestuur.

Wat blijft buiten het openbare stuk?

Voor micro- en kleine rechtspersonen mag de winst-en-verliesrekening achterwege blijven in het gedeponeerde stuk (artikelen 2:396 en 2:397 BW). Ook de uitgebreide toelichting en het bestuursverslag hoeven dan niet openbaar te worden. Je stelt ze dus wel op voor jezelf, de aandeelhouders en de bank — maar ze gaan niet naar het handelsregister.

Wat deponeren precies inhoudt en binnen welke termijn het moet, staat bij deponeren bij KVK.

Waar het misgaat

De verkorte balans wordt opgesteld met andere totalen dan de volledige, waardoor het stuk niet meer aansluit.
Er wordt vergeten te ondertekenen, of de datum ontbreekt.
Een micro-rechtspersoon publiceert per ongeluk de volledige toelichting en geeft daarmee meer prijs dan nodig.
Het stuk wordt te laat gedeponeerd: acht dagen na vaststelling, of uiterlijk dertien maanden na het einde van het boekjaar.

Bij het opstellen van de jaarrekening zie je per onderdeel of het verplicht is, en of het in het openbare stuk terechtkomt — dat scheelt zoeken in de wettekst.

Veelgestelde vragen

Moet een kleine BV de winst-en-verliesrekening deponeren?

Nee. Micro- en kleine rechtspersonen mogen de winst-en-verliesrekening weglaten uit het gedeponeerde stuk (artikelen 2:396 en 2:397 BW). In je eigen jaarrekening hoort hij wel.

Kan iedereen mijn gedeponeerde jaarrekening inzien?

Ja, wat je bij KVK deponeert is openbaar. Voor micro- en kleine rechtspersonen is dat een verkorte balans met een beperkte toelichting, dus het detailniveau valt mee.

Wat gebeurt er als ik te veel publiceer?

Er staat geen straf op, maar het is niet terug te draaien: een gedeponeerd stuk blijft in het handelsregister staan. Publiceer dus niet meer dan nodig.

Verder lezen

Deponeren bij KVKWie, wanneer en hoe.
Deadline jaarrekeningDe termijnen met de wettelijke basis.
BegrippenlijstMicro, klein, publicatiestuk en bestuursverslag.

Zelf je jaarrekening opstellen?

Doorloop de wizard, controleer je cijfers en download de jaarrekening en de KVK-publicatiestukken als PDF. € 60,44 per boekjaar, eenmalig.

Jaarrekening starten Eerst zien hoe het werkt

Dit artikel hoort bij de kennisbank van ZelfJaarrekening.nl. Het is algemene uitleg, geen advies voor jouw situatie. ZelfJaarrekening.nl is een hulpmiddel en geen accountantskantoor; aan deze uitleg kun je geen rechten ontlenen.