Hoe lang moet je je administratie bewaren?
4 minuten lezenWoodlands Administration
Je administratie weggooien mag pas na de bewaartermijn — en die is langer dan veel mensen denken. Zo voorkom je dat je bij een controle niets meer kunt laten zien.
De hoofdregel is bekend: zeven jaar. Toch gaat het in de praktijk vaak mis, omdat de termijn samenhangt met de periode waarin de Belastingdienst nog kan navorderen. Weggooien te vroeg betekent dat je niets meer kunt laten zien als er vragen komen.
Zeven jaar, gerekend vanaf welk moment?
De bewaarplicht voor je administratie is zeven jaar. Het gaat om de gegevens die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing — je grootboek, je in- en verkoopfacturen, je bankafschriften en de stukken waaruit je cijfers volgen. Voor gegevens die op onroerende zaken betrekking hebben, geldt een langere termijn.
De aanslagtermijn kan langer zijn
De bewaartermijn hangt samen met de termijn waarbinnen de aanslag nog kan worden vastgesteld of nagevorderd. Loopt die langer — bijvoorbeeld door een buitenlands element of een lopend onderzoek — dan loopt je bewaarplicht in de praktijk mee. Bij twijfel: bewaar het nog een jaar.Wat je in ieder geval bewaart
- Je volledige administratie: grootboek, dagboeken en de aansluitingen.
- In- en verkoopfacturen, bonnetjes en bankafschriften.
- Je jaarrekeningen zelf, met de onderliggende berekeningen.
- Het bewijs van deponering bij KVK, als je een rechtspersoon bent.
- De overeenkomsten en contracten die je cijfers onderbouwen (huur, leningen, lease).
Mag alles digitaal?
Ja, digitaal bewaren mag, als het maar compleet, leesbaar en controleerbaar blijft. Scan of bewaar de PDF's zoals je ze hebt ontvangen en zorg dat je ze terug kunt vinden op het moment dat er een vraag komt. Een map met het jaartal en daarbinnen de maanden werkt beter dan een zoekfunctie in je mail.
Een back-up hoort erbij: een administratie die alleen op één laptop staat, is geen administratie. Zie ook wat wij zelf doen — daar staat hoe wij de gegevens van klanten versleuteld bewaren.
Weggooien na de termijn
Na de bewaartermijn mag je de stukken vernietigen. Doe dat zorgvuldig: er staan persoonsgegevens en financiële gegevens in, en de privacyregels blijven gelden zolang je ze hebt. Versnipperen of veilig wissen dus, niet in de papierbak.
De jaarrekening zelf bewaar je langer dan de onderliggende administratie. Die is je eigen geschiedenis: bij een financiering, een verkoop of een geschil is het het eerste wat er wordt opgevraagd. Bij een rechtspersoon staat hij bovendien in het handelsregister, en daar verdwijnt hij niet.
Veelgestelde vragen
Is zeven jaar echt genoeg?
Mag ik mijn administratie digitaal bewaren?
Moet ik oude jaarrekeningen ook bewaren?
Verder lezen
- Deadline jaarrekeningDe termijnen voor opmaken en deponeren.
- PrivacyverklaringHoe wij met gegevens omgaan.
- Over onsWaar de gegevens staan en hoe ze beveiligd zijn.
Zelf je jaarrekening opstellen?
Doorloop de wizard, controleer je cijfers en download de jaarrekening en de KVK-publicatiestukken als PDF. € 60,44 per boekjaar, eenmalig.
Dit artikel hoort bij de kennisbank van ZelfJaarrekening.nl. Het is algemene uitleg, geen advies voor jouw situatie. ZelfJaarrekening.nl is een hulpmiddel en geen accountantskantoor; aan deze uitleg kun je geen rechten ontlenen.