Debiteuren en oninbare vorderingen: wat zet je op de balans?
5 minuten lezenWoodlands Administration
Een klant betaalt niet. Laat je die factuur op de balans staan, dan is je winst te hoog en je vermogen te rooskleurig. Dit zijn de drie routes.
Debiteuren zijn de klanten die jou nog moeten betalen. Ze staan op de balans tegen het bedrag dat je hebt gefactureerd. Zolang iedereen betaalt, is dat een eerlijk beeld. Zodra een factuur niet meer komt, klopt je balans niet meer.
Waarom je er iets mee moet
Een vordering die je nooit meer ontvangt, is geen bezit. Laat je hem staan, dan staat je winst te hoog en je eigen vermogen te hoog. Dat merk je pas als je een keer wilt lenen of je onderneming verkoopt — en dan blijkt je vermogen minder waard dan je dacht.
Drie routes
| Route | Wanneer | Wat het doet |
|---|---|---|
| Afboeken | De vordering is definitief oninbaar: faillissement, geen verhaal, klant verdwenen. | De vordering gaat van de balans en het bedrag is een kostenpost in de winst-en-verliesrekening. |
| Voorziening | Het is waarschijnlijk dat je niets krijgt, maar je weet nog niet hoeveel of wanneer. | Je laat de vordering staan en zet er een voorziening tegenover; het saldo daalt. |
| Niets doen | De klant heeft alleen wat vertraging. | Er verandert niets. Houd het in de gaten, want een factuur die een half jaar te laat is, wordt zelden nog betaald. |
Liever afboeken dan laten sudderen
Blijft een oninbare factuur jaren op de balans staan, dan verberg je een verlies van een jaar waarin je nog winst dacht te maken.Een voorziening: waar let je op?
Een voorziening is geen algemene pot voor "misschien betalen klanten niet". Je onderbouwt hem per vordering of per duidelijke groep: deze klant is failliet, deze vordering is betwist, deze factuur is ouder dan een jaar en er is geen contact meer. Leg die onderbouwing vast — dat is het eerste waar bij een controle naar wordt gevraagd.
In de begrippenlijst staat wat een voorziening precies onderscheidt van een schuld.
Wat fiscaal wel en niet mag
Het afboeken van een concrete, aantoonbaar oninbare vordering is in de regel aftrekbaar. Een algemene voorziening — een percentage van je hele debiteurenbestand omdat er "altijd wel iets misgaat" — is dat meestal niet. Fiscaal en commercieel kunnen je cijfers hier dus van elkaar afwijken, en dat verschil hoort in de aansluiting tussen je resultaat en je fiscale winst thuis.
Hoe dat werkt, staat in het verschil tussen de jaarrekening en de aangifte.
Wat zet je in de toelichting?
- Het totaal van de debiteuren en, als dat relevant is, de verdeling naar ouderdom.
- Welke vorderingen je hebt afgeboekt, en waarom.
- Welke voorziening je hebt gevormd en hoe je het bedrag hebt bepaald.
- Een vordering die je alsnog ontvangt nadat je hem hebt afgeboekt? Dat is een baat in het jaar van ontvangst.
Veelgestelde vragen
Wanneer is een vordering oninbaar?
Mag ik een voorziening voor oninbare vorderingen vormen?
Ik heb de btw al afgedragen. Krijg ik die terug?
Verder lezen
- Balans en winst-en-verliesrekeningWaar debiteuren en voorzieningen staan.
- Jaarrekening en aangifte: het verschilWaarom commercieel en fiscaal uiteenlopen.
- BegrippenlijstDebiteuren, voorziening en vlottende activa.
Zelf je jaarrekening opstellen?
Doorloop de wizard, controleer je cijfers en download de jaarrekening en de KVK-publicatiestukken als PDF. € 60,44 per boekjaar, eenmalig.
Dit artikel hoort bij de kennisbank van ZelfJaarrekening.nl. Het is algemene uitleg, geen advies voor jouw situatie. ZelfJaarrekening.nl is een hulpmiddel en geen accountantskantoor; aan deze uitleg kun je geen rechten ontlenen.