Zelf je jaarrekening deponeren bij KVK: zo werkt het

Deponeren is het inleveren van je jaarrekening bij het handelsregister. Dat mag je zelf doen, via het portaal van KVK. Hieronder staat wat je vooraf moet weten en in welke volgorde het gaat.

Eerst: in welke bedrijfsklasse zit je?

Voor een BV staat per onderdeel op jaarrekening van een BV wat erin hoort.

Dit is de vraag die alles bepaalt. Micro, klein of middelgroot — de klasse hangt af van je balanstotaal, je omzet en je personeel, en bepaalde klasse mag minder publiceren dan een andere. Zit je in de verkeerde klasse, dan wordt je stuk geweigerd of deponeer je te veel. KVK legt het uit op in welke bedrijfsklasse valt je bedrijf.

Wat je nodig hebt

• •Een vastgestelde jaarrekening: balans, winst-en-verliesrekening en toelichting die op elkaar aansluiten.
• •De onderdelen die bij jouw bedrijfsklasse horen.
• •De ondertekening: de bestuurder(s) zetten er een handtekening onder, en als iemand niet kan ondertekenen wordt dat vermeld.
• •Je inloggegevens voor het portaal van KVK.

De onderdelen zelf staan per bedrijfsklasse bij KVK: waaruit bestaat de jaarrekening. Twijfel je of je alles hebt? Dit overzicht van de stukken loopt de hele set na.

Stap voor stap

1. 1.Sluit je cijfers af en controleer of de balans klopt: activa en passiva moeten aan elkaar gelijk zijn.
2. 2.Stel de jaarrekening op, met de grondslagen en de toelichting die erbij horen.
3. 3.Laat de jaarrekening vaststellen door de algemene vergadering; zonder vaststelling kun je niet deponeren.
4. 4.Zet de stukken in het portaal van KVK. De handleiding staat op zelf deponeren van je jaarrekening.
5. 5.Bewaar de bevestiging bij je administratie en noteer de datum — die heb je nodig als er later vragen komen.

Zelf deponeren zonder accountant

Een jaarrekening deponeren zonder accountant kan: je mag hem zelf opstellen en zelf inleveren. Een accountant is daarvoor niet verplicht, tenzij je onder de controleplicht valt. Wat een accountant normaal doet, doe je dan zelf — en dat is vooral het controleren en het onderbouwen. Zelf jaarrekening deponeren bij KVK komt in de praktijk op drie dingen neer:

• •De cijfers: een balans die sluit en een eigen vermogen dat aansluit op het resultaat. Dat zijn de twee belangrijkste controles die je zelf doet.
• •De toelichting en de grondslagen: welke waardering je hebt gekozen en waarom. Die kun je niet uit je administratie overnemen, want zonder die uitleg is een saldibalans nog geen jaarrekening.
• •De vaststelling en de ondertekening: zonder vaststelling kun je niet deponeren, en een ontbrekende handtekening is een van de meest voorkomende oorzaken dat een stuk niet wordt geaccepteerd.

Waar het zonder accountant misgaat, is zelden het portaal: het is de controle ervoor. Je controleert je eigen werk, en dat is precies het lastige deel. De drie concrete oorzaken waardoor een deponering wordt geweigerd staan verderop in dit artikel.

De regels rond de deponering staan bij jaarrekening deponeren bij KVK. Wil je de cijfers eerst opstellen, dan doorloop je de stappen in de wizard: je vult je cijfers in, ziet tussentijds of de balans klopt en downloadt daarna de stukken die je nodig hebt.

Veel deponeren: dan loopt het anders

Deponeer je jaarlijks meerdere jaarrekeningen, dan is het portaal nog werkbaar. Gaat het om grotere aantallen, dan gaat dat via financiële software met SBR. KVK legt dat uit op deponeren met SBR.

Zelf doen of laten doen?

Het deponeren zelf is het minste werk; het opmaken van de jaarrekening is het echte werk. Een boekhouder of accountant rekent daarvoor een uurtarief of een vast bedrag, en levert vaak ook de aangiften. Zelf doen met jaarrekeningsoftware kost een vast, laag bedrag per boekjaar, maar vraagt dat je je cijfers zelf invoert en controleert. Wat bij je past hangt af van je administratie en of je een verklaring nodig hebt — de afweging staat in zelf doen, uitbesteden of software.