Wat gebeurt er als je de jaarrekening te laat deponeert?

De meeste ondernemers weten dat de jaarrekening naar KVK moet. Veel minder bekend is wanneer precies, en wat er gebeurt als die datum voorbijgaat. Hieronder staat welke termijn geldt, waar je het aan merkt en hoe je het herstelt.

Welke termijn geldt er?

KVK formuleert het als een buitenkant: de jaarrekening moet in ieder geval binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn. De precieze termijn hangt af van de soort rechtspersoon; KVK heeft daarvoor een aparte pagina met de termijnen per situatie.

Belangrijker dan die twaalf maanden is de volgorde: eerst stel je de jaarrekening vast, daarna deponeer je hem. Bij een BV gebeurt dat vaststellen in de algemene vergadering. Wie de vaststelling laat liggen, komt automatisch in de problemen met de deponering — ook als de cijfers allang klaar zijn.

Waar merk je het aan?

Het handelsregister is openbaar. Iedereen die een uittreksel opvraagt — een bank bij een financieringsaanvraag, een leverancier die een krediet wil geven, een potentiële koper — ziet of en wanneer er gedeponeerd is. Een ontbrekende of verouderde jaarrekening valt daarbij op, ook zonder dat iemand er iets over zegt.

Zwaarder wordt het als een bedrijf in financiële problemen komt. In de wet staat dat het niet of niet tijdig publiceren van de jaarrekening meeweegt bij de beoordeling of een bestuurder onbehoorlijk heeft bestuurd (artikel 2:248 lid 2 BW). Bij een faillissement kan dat een bestuurder persoonlijk raken. De tekst staat in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; laat je hierover adviseren als het je raakt.

De verplichting verdwijnt niet

Te laat betekent niet dat het niet meer hoeft. Je kunt een jaarrekening ook na de termijn nog deponeren, en dat is bijna altijd beter dan laten zitten: de openbaarheid is dan in ieder geval geregeld en het signaal naar bank en Belastingdienst is anders.

Zo herstel je het

Hoe je dat aanpakt zonder kantoor, staat bij zonder accountant.

1. 1.Stel vast wat er nog mist: is de jaarrekening überhaupt opgemaakt, en is hij vastgesteld?
2. 2.Maak de cijfers af en laat ze aansluiten. Een jaarrekening die niet sluit, wordt niet geaccepteerd — de balans moet kloppen.
3. 3.Leg de jaarrekening voor aan de algemene vergadering en laat hem vaststellen.
4. 4.Deponeer daarna via het deponeren bij KVK, zelf of via je boekhouder.
5. 5.Bewaar de bevestiging bij je administratie. Zie daarvoor ook hoe lang je administratie bewaard moet blijven.

Voorkomen dat het nog eens gebeurt

De oorzaak is bijna nooit onwil, maar uitstel: de cijfers liggen niet klaar, de boekhouder heeft het druk, en voor je het weet is het jaar om. Wie zijn administratie bijhoudt en de jaarrekening in een rustige maand opmaakt, heeft dat probleem niet.

Met de wizard doorloop je de stappen in één keer, met de balanscontrole erbij, en download je daarna de stukken die je nodig hebt. Zie ook de termijnen op een rij en wat er precies naar KVK gaat.