Moet een vereniging of stichting een jaarrekening deponeren?

Besturen van verenigingen en stichtingen stellen zich vaak dezelfde vraag: moeten wij onze jaarrekening in het handelsregister zetten? Het antwoord is in de regel nee, met twee uitzonderingen die het kennen waard zijn.

Wanneer moet het wel?

KVK noemt een vereniging of stichting met een onderneming die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal € 7,5 miljoen per jaar omzet. Dan geldt de deponeringsplicht wel. Zit je daar ver onder — en dat geldt voor bijna elke vereniging en stichting — dan hoeft er geen jaarrekening naar KVK. De volledige lijst met rechtsvormen staat bij KVK: jaarrekening wel of niet deponeren.

De aparte plicht voor ANBI's

Ben je een algemeen nut beogende instelling, dan heb je een publicatieplicht die losstaat van het deponeren bij KVK. Die geldt sinds 1 januari 2014 en gaat over gegevens die je op een website openbaar maakt. Wat er precies gepubliceerd moet worden, staat bij de Belastingdienst over ANBI's.

Verwar de twee niet: de ANBI-publicatie is geen deponering, en het voldoen aan de ene plicht zegt niets over de andere.

Wat een bestuur dan wel nodig heeft

Ook zonder verplichting is een financiële verantwoording geen luxe. Leden, donateurs, sponsoren en subsidieverstrekkers vragen om cijfers, en bij een subsidie horen vaak voorwaarden over hoe je verantwoordt. Een simpele jaarrekening — balans, exploitatierekening en een korte toelichting — is daarvoor genoeg.

• •Besluit het bestuur over uitgaven boven een bepaald bedrag? Dan wil je dat de cijfers dat laten zien.
• •Is er een kas? Dan is een kloppende kascontrole de basis van je verantwoording.
• •Zijn er meerdere bestuursleden? Leg vast wie de cijfers afsluit en waar ze bewaard blijven.
• •Krijg je subsidie? Lees de voorwaarden: daar staat vaak een vorm van verantwoording in.

Voor een vereniging of stichting met een kleine exploitatie is dat prima zelf te doen. Het werk zit vooral in het bijhouden van de administratie gedurende het jaar; het afsluiten is dan een kwestie van een middag. Zie ook hoe lang je die stukken bewaart.