Van boekhoudpakket naar jaarrekening

Je administratie is het jaar rond bijgehouden in een boekhoudpakket, en nu moet er een jaarrekening komen. Het pakket levert de cijfers, daar heb je het voor. Wat er nog bij komt zijn de keuzes en de teksten die een jaarrekening tot een jaarrekening maken, en die zitten niet in je pakket.

Wat je boekhoudpakket wel levert

Een goed bijgehouden pakket geeft je alles wat je voor de cijfers nodig hebt:

• •Het grootboek met alle mutaties van het boekjaar.
• •Debiteuren en crediteuren, met wat er nog openstaat.
• •De btw-aangiften die je hebt gedaan.
• •De bankmutaties en de aflettering daarvan.
• •Een proef- en saldibalans per periode, en aan het eind van het jaar de saldibalans van het hele boekjaar.

Dat is de basis, en meer heb je voor de cijfers niet nodig. Dat is ook waarom de stap naar de jaarrekening vaak wordt onderschat.

Wat je boekhoudpakket niet levert

• •De grondslagen van waardering: de regels die je volgt bij het waarderen van je bezittingen en schulden.
• •De toelichting per post: waarom een bedrag is zoals het is.
• •De aansluiting van het eigen vermogen, de controle die bijna alle fouten vindt.
• •De publicatiestukken voor KVK, als je een rechtspersoon bent.

Hier zit het werk dat mensen onderschatten. Het is geen rekenwerk, het zijn keuzes en teksten.

Stap 1: je administratie afsluiten en afletteren

Afsluiten betekent: alle mutaties van het boekjaar zijn verwerkt, de bank is afgeletterd, en er staat geen openstaande post meer zonder uitleg. Een jaarrekening die je op een niet-afgesloten administratie bouwt, levert altijd correctiewerk op, meestal pas op het moment dat je hem al wilde deponeren.

Stap 2: van proef- en saldibalans naar rubrieken

De saldibalans is een lijst met rekeningen en bedragen. De balans en de winst-en-verliesrekening bevatten dezelfde bedragen, maar gegroepeerd: deze post hoort bij de vaste activa, die bij de kortlopende schulden, enzovoort. Tussenrekeningen maak je leeg, en je bepaalt welke posten je apart wilt laten zien. Hoe die twee overzichten samenhangen, staat bij balans en winst-en-verliesrekening.

Stap 3: de posten die je zelf moet beoordelen

Vier posten zijn bijna altijd handwerk:

• •Afschrijvingen. Welke bedrijfsmiddelen heb je, wat is de aanschafprijs en over hoeveel jaar schrijf je af? Zie bedrijfsauto afschrijven voor het uitgewerkte voorbeeld.
• •Voorraad. Welke methode gebruik je, en welke delen zijn incourant? Zie voorraad waarderen.
• •Debiteuren. Welke vorderingen krijg je waarschijnlijk niet betaald? Zie debiteuren en oninbare vorderingen.
• •Privéopnames en stortingen. Bij een eenmanszaak loopt je privégeld door de zaak heen; waar je dat boekt bepaalt of je winst klopt. Zie privé-opnamen en stortingen.

Stap 4: de aansluiting van het eigen vermogen

De controle die bijna alle fouten vindt: de beginstand van je eigen vermogen, plus het resultaat van dit jaar, plus wat je erin hebt gestopt, min wat je eruit hebt gehaald, moet gelijk zijn aan de eindstand op de balans. Klopt dat niet, dan zit er bijna altijd een post op de verkeerde plek. Hoe dat werkt staat bij EV begin en EV eind, en je kunt het narekenen met eigen vermogen berekenen.

Stap 5: de stukken voor KVK

Alleen als je een rechtspersoon bent. Wat er meegaat hangt af van je bedrijfsklasse, en de publicatiestukken zijn een aparte set naast je eigen jaarrekening. Zie jaarrekening deponeren bij KVK en micro, klein of middelgroot.

Stap 6: controleren en downloaden

Twee controles beslissen of je klaar bent: de balans moet sluiten (activa gelijk aan passiva) en het eigen vermogen moet aansluiten op het resultaat. Daarna volgt de ondertekening met plaats en datum, en bewaar je de definitieve versie bij je administratie.

Wanneer een losse jaarrekeningtool handiger is dan je boekhoudpakket

Soms levert je pakket geen volledige jaarrekening op: de cijfers wel, maar de grondslagen, de toelichting en de publicatiestukken niet. Dan heb je twee opties: het uitbesteden, of een losse tool waarin je de cijfers uit je pakket overneemt en de stukken zelf opstelt. Hoe dat laatste werkt, staat bij jaarrekening software, inclusief waar je op let als je gaat kiezen.